SIPOC - Process Mapping - Mapeamento de Processos

      Ao construir um Mapa de Processos, você identificará os fornecedores, insumos, saída e clientes do seu processo e, em seguida, criará uma exibição cronológica dos mais significativos quatro a cinco passos, eventos e operações nesse processo. Este processo de alto nível, ou SIPOC, irá ajudá-lo a entender o processo e estabelecer as bases para um mapeamento mais detalhado.

                                         

      O mapeamento de processos é uma forma eficaz de obter uma compreensão completa das etapas de um processo e ver o processo como realmente é, não apenas como você pensa que existe. É importante que o seu mapa de processos reflita com precisão o processo, a fim de determinar o foco para seus esforços de melhoria. Portanto, você precisará confirmar as etapas no processo ou validar seu mapas de processos, para eliminar o risco de resolver problemas com base em premissas e não em fatos.

      À medida que você examina seu processo em maiores detalhes, seu mapa evoluirá do processo que você "pensa" existir para o que "na verdade" existe. O seu mapa de processos evoluirá novamente para refletir o que "deveria" existir - o processo após as melhorias serem feitas.

      Construir um mapa de processo de alto nível como uma equipe permite identificar e concordar com o processo em que você se concentra e os limites, insumos e resultados desse processo. Ter uma compreensão clara disso é essencial para identificar melhor todas as etapas, eventos e operações importantes que constituem o processo.

COMO eu construo um mapa de processo de alto nível?

      Construir um mapa de processos é um esforço de equipe, e a seleção dos membros da equipe para esta atividade deve ser feita com cuidado. A chave é recrutar pessoas que possuem o conhecimento necessário (como proprietários de processos e especialistas). Balanceie os recursos que você precisa com o número de pessoas envolvidas. Você também pode querer incluir clientes e fornecedores. 

      Para construir um mapa de processo de alto nível, você usará o modelo SIPOC para identificar seus fornecedores, insumos, saída, clientes e as principais etapas do processo, como mostrado aqui.

                                  

1. Confirme o processo, limites, clientes, fornecedores, insumos e resultados.

      Antes de começar a criar o mapa do processo, todos na equipe devem entender claramente a finalidade do processo que você está mapeando. O objetivo de qualquer processo é entregar um produto ou servico que atenda (ou exceda) as necessidades do cliente. Para entender o contexto e o propósito do seu processo, use o modelo SIPOC para identificar seus fornecedores, insumos, processos, limites de processos, resultados e clientes.

     AVISO: Certifique-se de que a saída satisfaça o CTQ (Critical to Quality) ou os requisitos do cliente para seu projeto. Caso contrário, você pode estar focado na saída errada e, portanto, no processo errado. Certifique-se de concentrar no processo que impulsiona o seu projeto CTQ.

      CUIDADO: a maioria dos processos deve ter uma única saída. Várias saídas podem indicar que você está olhando para mais de um processo. Para evitar que o exercício seja difícil, tedioso e, finalmente, improdutivo, se concentre apenas nos clientes principais e na saída primária.



2. Reúna informações sobre o processo.

     Em seguida, colete informações sobre como o processo funciona. Fale com os donos dos processos e com especialistas em sua equipe. Como você está criando um mapa de processo de alto nível, você provavelmente pode fazer um brainstorming das etapas de processo 4 ou 5 mais importantes com sua equipe.

      Reunir informações é crucial para criar um mapa preciso e é um dos aspectos mais desafiadores do mapeamento de processos. A chave é reunir informações sobre como o processo realmente é, não apenas como você acha que é. você pode fazer isso antes ou no próximo passo quando você cria o mapa de processo, especialmente se sua equipe representa uma seção transversal do negócio com conhecimento aprofundado do processo.



3. Crie o mapa de processo.

      Criar uma mapa de processos pode ser feito de várias maneiras. Storyboard usando cartões de índice ou notas adesivas em uma parede em branco ou uma mesa grande são métodos bem populares. Esta técnica permite que todos os membros da equipe participem e lhe dê a flexibilidade para adicionar e reorganizar as etapas.

Sequência de etapas

      Em seguida, coloque as notas na sequência lógica. Combina entradas duplicadas e etapas que aparecem muito detalhadas. Adicione es etapas que faltam.

Validar o mapa de processo

      Para validar seu mapa, peça comentários de proprietários de processos e especialistas fora de sua equipe. Se o seu processo for mais complicado, sua equipe pode precisar percorrer o processo para validar o mapa.

Ferramentas do processo de mapeamento

      O mapeamento de processos é uma ferramenta que você pode usar em seu projeto Six Sigma, na padronização dos processos no Gerenciamento da Rotina e no PDCA.

Conselho

      O mapeamento de processos é melhor feito como um esforço de equipe. Isso permite que você colete a entrada de uma variedade de fontes e ajuda a garantir que seu mapa reflete o processo como realmente é, não apenas como você pensa que é. Esteja atento ao selecionar os membros da equipe para participar do mapeamento dos processos e lembre-se que a chave é recrutar pessoas que possuem o conhecimento necessário. Certifique-se de incluir proprietários de processos e não negligencia especialistas e clientes. Ao memo tempo, equilibre os recursos que você precisa contra o número de pessoas envolvidas para manter o time em uma tamanho gerenciável.

      Não faça o seu mapa de alto nível muito detalhado. Lembre-se de que o objetivo do mapa de alto nível é dar-lhe visão geral das etapas mais amplas do processo. Você deve ser capaz de criar o mapa de processos de alto nível co o conhecimento do processo que sua equipe já possui sem gastar muito tempo reunindo informações adicionais.



      E ai? Quem já usou esta poderosa ferramenta? Em que tipo de projeto? O que achou? E quais as principais diferenças do modelo usado para este descrito?